Dans de nombreuses entreprises, la production du reporting reste un processus laborieux, avec des retraitements manuels. Les équipes passent parfois plusieurs semaines à consolider les données issues de différents systèmes : ERP, outils projets, feuilles excel, systèmes commerciaux, achats ou facturation pour construire les tableaux de bord.
Pourtant, les directions ont besoin d’un pilotage de la performance fiable, rapide et partagé avec leurs partenaires internes et externes.
Chez Clémence Consulting, nous avons récemment accompagné une filiale d’un grand groupe du secteur de l’énergie.
Ce projet est un cas d’usage concret :
- d’accélération du reporting,
- de partage des informations et indicateurs clés,
- de fluidification des processus
- de mise sous contrôle de l’activité.
Le défi initial : produire un reporting fiable en quelques jours plutôt qu’en plusieurs semaines
Lors de notre première rencontre avec le Directeur Général, le besoin était de disposer rapidement d’indicateurs fiables pour piloter l’activité et les partager avec :
- le Corporate,
- le principal client,
- les partenaires stratégiques et fournisseurs.
L’objectif fixé était simple mais ambitieux : démarrer en mai afin de faciliter la clôture de juin, et réduire fortement le temps nécessaire à la production du reporting mensuel.
Étape 1 : Commencer par une approche très opérationnelle
Après avoir partagé les enjeux de la Direction Financière, nous avons fait avec le elle son reporting Excel pour appréhender concrètement son contexte de travail et les pratiques existantes.
Produire le tableau de bord de pilotage financier
Celui-ci inclut :
- le suivi des commandes,
- l’état des factures,
- les encaissements et le paiement des sous-traitants,
- le rapprochement avec la comptabilité.
Ce travail a permis d’identifier précisément les sources de données :
- issues de SAP,
- outils de gestion de projets,
- système achats,
- outil de facturation.
Cette phase est essentielle dans tout projet de pilotage de la performance : comprendre comment les données sont réellement utilisées par les équipes, leur signification métier, leur origine et la façon dont on les obtient.
Mettre en place un tableau de bord dynamique
Pour garantir des résultats rapides, nous avons utilisé les extractions de données existantes, issues de l’ERP et des autres outils, analysé fonctionnellement et techniquement les modèles de données des applications sources et travaillé en environnement bureautique, en utilisant Microsoft Power BI.
Le tableau de bord :
- centralise les données nécessaires au pilotage,
- se rafraîchit automatiquement à partir des fichiers sources,
- est sauvegardé régulièrement sur serveur.
Résultat :
un reporting plus rapide et plus fiable, permettant de mieux contrôler les commandes, les factures, les achats et les paiements, tout en faisant le lien entre la gestion et la comptabilité, et en accélérant les délais de paiement.
Étape 2 : Étendre le pilotage aux Opérations
Durant l’été, la démarche a été élargie aux Opérations. De nouveaux tableaux de bord ont été faits pour suivre :
- l’avancement des projets,
- les prévisions de rentabilité,
- le suivi des engagements clients,
- les plans d’actions,
- et les retours sur investissement (ROI).
Cette étape a permis de donner la visibilité nécessaire au pilotage de la rentabilité, la maîtrise des risques et de la performance des opérations
Étape 3 : partager les tableaux de bord via un portail cloud sécurisé
En septembre, les tableaux de bord étaient devenus des outils utilisés au quotidien.
La question n’était plus de les construire, mais de les partager efficacement.
Nous avons donc mis en place un portail cloud sécurisé permettant :
- de gérer les droits d’accès aux tableaux de bord,
- de partager les indicateurs avec le Corporate,
- de faciliter la collaboration avec les partenaires et sous-traitants,
- d’éviter l’envoi de fichiers par email.
Cette évolution a considérablement amélioré la circulation de l’information, a fluidifié la collaboration entre les équipes du client, de leurs clients et de leur principal fournisseur. Au-delà de l’accélération et de la fiabilisation du reporting, cela a permis de mettre sous contrôle toute l’activité.
Ce que ce cas d’usage montre
Ce projet illustre une réalité que nous observons souvent chez nos clients : il est possible d’améliorer rapidement le pilotage de la performance sans lancer immédiatement un projet lourd.
Les facteurs clés de succès sont :
- Commencer par un support opérationnel et fonctionnel très concret : faire avec le client pour s’approprier fonctionnellement les enjeux et les données,
- Comprendre les modèles utilisées par les applicatifs et exploiter les sources d’information standard
- Itérer rapidement autant que de besoin
- Apporter de la valeur rapidement
En quelques mois, cette démarche a permis :
- d’accélérer la production du reporting,
- d’améliorer la fiabilité des chiffres,
- de mettre sous contrôle les processus
- et de renforcer la visibilité et l’efficacité de la collaboration entre les parties prenantes