Achat, finance, transformation, 3 points de vue pour réussir votre transition.
A partir de 2024, les obligations de facturation électronique seront imposées aux entreprises*. Les factures seront alors adressées au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de dématérialisation ou d’une autre plateforme de dématérialisation.
* https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises
Et si vous transformiez cette contrainte règlementaire en opportunité ?
Ci-dessous 7 bonnes raisons de booster son projet réglementaire « e.Invoicing » Quelle est la vôtre
Étude de cas
Fort de notre expertise de gestion de la relation, des processus et des données Clients et Fournisseurs, nous faisons ci-après un focus sur 3 retours d’expérience de projets « P2P : Purchase To Pay » .
CAS N°1
“ Un CSP et une solution P2P dans une organisation décentralisée multi pays”
PROJET « PURCHASE TO PAY » (3 ANS) : LA VISION DU DIRECTEUR DES ACHATS :
Afin d’accroitre la visibilité des achats, au sein d’une organisation décentralisées sur 7 pays avec chacun une réglementation spécifiques, de maîtriser plus de 30.000 fournisseurs (dont beaucoup d’acteurs locaux) et de gérer 1 million de factures annuelles, le projet consiste à accompagner la mise en place d’une Direction des Achats centrale, avec la création d’un Centre de Services partagés et la mise en place d’une solution P2P.
Le projet est global pour tous les pays et la consultation de plusieurs fournisseurs (Coupa, Basware, Ivalua, SAP…) permet le choix de la solution utilisée. Le projet mené crée une réalité digitale de bout en bout : eprocurement, invoicing, business network et permet d’avoir du recul sur les données. De plus le « business Network » constitué par les fournisseurs utilisant déjà la solution simplifie leur embarquement dans le nouveau processus.
Ce qui prend du temps sur ce type de projet, c’est notamment de faire converger et de valider les différentes entités sur les workflows. La complexité des commandes augmente le taux de litiges (non réconciliation automatique des factures et commandes dû à une erreur de la facture) et la non qualité des données introduit des retraitements.
On peut également citer parmi les points de vigilance : la certification de documents, les spécificités des pays (Italie : nécessité de stocker des factures papiers) et la profondeur de la piste d’audit (facture, commande et logique produits/ services, demande)
NOTRE EXPERT POUR EN SAVOIR PLUS : Patrice TIOLET, Directeur achats international & Plans de performance achats.
CAS N°2
“ Rationnaliser , augmenter la fiabilité de l’info et responsabiliser chacun “
PROJET « PURCHASE TO PAY » D’UN GRAND GROUPE DE LA BANQUE ASSURANCE (5 ANS) : LA VISION DU DAF
Le projet consiste a rationnaliser et homogénéiser les processus achats du Groupe (France, Zone Euro) en mettant en place un processus fiable, rapide, automatisé, avec un workflow de validation et des paiements automatisés. L’un des objectifs est de donner le maximum d’autonomie aux utilisateurs dans la gestion et le suivi des achats (livraison, facturation, paiement, reporting).
Les points sensibles surmontés par le projet sont liés aux différentes habitudes induites par l’hétérogénéité des systèmes qui sont difficiles à gommer dans le nouveau système.
La complexité globalement plus grande accentue les difficultés des utilisateurs/managers pour s’approprier le système ; mais in fine les anomalies et leurs impacts coté Finance (Comptabilité & Contrôle de Gestion) sont toutes gérées. En matière de contrôle de la dépense, la mise en place d’un reporting est vertueux car il responsabilise les acteurs et cette prise de conscience collective réduit les coûts.
NOTRE EXPERT POUR EN SAVOIR PLUS : Redouan Znaguy, Directeur Financier & Transformation de la fonction finance
CAS N°3
“ Achats, finance, le facteur humain est essentiel “
PROJET « PURCHASE TO PAY » D’UN GRAND GROUPE MULTIMEDIA & AUDIOVISUEL (2+2 ANS) : VISION DE L’EXPERT EN TRANSFORMATION
En sus de la rationalisation des achats (hors achats de droits audiovisuels), les enjeux du projet sont financiers. Les objectifs :
- Mettre en place un processus rapide, automatisé, avec un workflow de validation des achats pour paiements automatisés (Iprocurement Oracle)
- Automatiser la gestion de trésorerie Groupe (paiements, Ibanisation, pilotage anticipé des entrées sorties de trésorerie)
- Faire entrer les achats de tous types dans la comptabilité analytique détaillée
Après l’identification des achats et des familles d’achat et de leurs caractéristiques, le processus et le workflow cible sont définis. Les risques de trésorerie sont analysés et leur couverture étudiée. Toute la démarche est menée en vue de réduire le délais de traitement (factures, paiements) et d’établir l’arrêté mensuel des comptes avec un très bon niveau de fiabilité.
In fine l’organisation achats mise en place intègre un desk achats, le pilotage du workflow, l’assistance et le reporting. Les acteurs du processus y compris fournisseurs sont accompagnés, formés et assistés et les échanges fournisseurs (Iban, cde, facture, livraison réception, paiement) dématérialisés.
En termes de résultats :
- le processus achats clair, partagés par tous (managers, gestionnaires, comptables, desk achats)
- la trésorerie pilotée, la capacité d’anticipation sur les sorties (FNP) et la généralisation des paiements par virement (IBAN fournisseurs)
- la rationalisation des achats avec répartition des tâches, visibilité et sélectivité sur les achats
Pour réussir un tel projet, la prise en compte du facteur humain est essentielle. Il s’agit en effet de faire évoluer la répartition des tâches entre comptables, acheteurs, pilotes d’achats et de faire entrer les managers dans un processus inhabituel, et les gestionnaires dans la comptabilité analytique en décentralisant et responsabilisant les entités opérationnelles et fonctionnelles acheteuses.
Une grande charge de travail a été consacrée à la mise en place d’un processus de réception (sous la responsabilité des managers acheteurs) qui déclenche automatiquement le paiement. La démarche a été sécurisée par un processus de « validation de la réception » contrôlé par la Direction Financière.
NOTRE EXPERT POUR EN SAVOIR PLUS : Alexis de Rougé, Expert Transformation et accompagnement du changement
